Einholung und Nutzung personenbezogener Daten

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Vanderlande sammelt personenbezogene Informationen über die (potenziellen) Kunden des Unternehmens, Geschäftsbeziehungen, Bewerber und Mitarbeiter, Follower in den sozialen Medien, Website-Besucher und physische Besucher unserer lokalen Anlagen und Veranstaltungen weltweit. Hinsichtlich unserer Website-Besucher beschränken sich diese Informationen mit wenigen Ausnahmen überwiegend auf die Arten von Informationen, die auf einer Visitenkarte zu finden sind: Vorname, Nachname, Berufsbezeichnung, Name des Arbeitgebers, Adresse des Arbeitsplatzes, berufliche E-Mail und geschäftliche Telefonnummer. Wir verwenden diese Informationen, um den richtigen Kundenkontakten sowie anderen Parteien die notwendigen Informationen in Verbindung mit unseren Waren und Dienstleistungen zu bieten.

Vanderlande verkauft personenbezogene Informationen niemals Dritten und teilt diese nur mit Drittparteien, die die Bereitstellung von Vanderlande-Dienste begünstigen.

Zusammentragen von Informationen

Kontakt- oder Informationsanfrage

Wenn Sie weitere Informationen über die Leistungen von Vanderlande wünschen, können Sie sich mit Vanderlande (Hauptgeschäftsstelle) oder einer regionalen Niederlassung in Ihrem Land in Verbindung setzen. Dies ist per Telefon oder Online-Kontaktformular auf den Websites möglich.

Online-Kontaktformular

Wenn Sie bei Vanderlande anfragen, einen Kontakt herstellen oder einen Termin vereinbaren, müssen Sie zumindest die folgenden personenbezogenen Daten im Online-Kontaktformular zur Verfügung stellen, damit Ihre Anfrage bearbeitet wird:

  • Unternehmen
  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse

Je nach Anfrage oder Frage können Sie auch um die Angabe der folgenden personenbezogenen Daten gebeten werden:

  • Position
  • Telefonnummer (bei einem Rückrufersuchen an Vanderlande)

E-Mail-Newsletter

Wenn Sie den kostenlosen E-Mail-Newsletter von Vanderlande erhalten möchten, müssen Sie zumindest die folgenden personenbezogenen Daten angeben:

  • Unternehmen
  • Vor- und Nachname
  • E-Mail-Adresse
  • Interessengebiet

Diese Daten werden zum Versand des kostenlosen E-Mail-Newsletters und (ggf.) zur Kontaktaufnahme mit Ihnen verwendet. Sie können unseren Newsletter jederzeit mit nur einem Mausklick abbestellen.

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Physische Besucher unserer lokalen Tochtergesellschaften

Um einen sicheren Arbeitsplatz zu gewährleisten, wird nur autorisiertem Personal und Besuchern Zugang zum Betriebsgelände von Vanderlande in Veghel sowie zu unseren lokalen Tochtergesellschaften weltweit gewährt.

Unsere Richtlinien für die Zugangskontrolle zum Campus in Veghel (Campus Access Control Policy (VCAC)) finden – zumindest teilweise – auch auf die übrigen Vanderlande-Standorte Anwendung. Unser Kundenempfangsverfahren umfasst eine strenge Zugangskontrolle, die unseren Besuchern einen angenehmeren Aufenthalt und sein sicheres Gefühl vermitteln soll. Auf diese Weise gewährleistet Vanderlande seinen Mitarbeitern und Besuchern einen sicheren Aufenthalt an den Vanderlande-Standorten und so können öffentliche Dienste im Notfall angemessen handeln.

Es gibt drei Datenströme, die möglicherweise Ihre personenbezogenen Daten enthalten:

  1. Mitarbeiter & Auftragnehmer
  2. Reguläre Besucher/Lieferanten
  3. Gäste

Die Richtlinien sehen Instrumente wie die automatische Kennzeichenerfassung, Schranken, (ANPR), Personenschleusen, Unternehmenspässe, einen Werkssicherheitsbeauftragten und natürlich das gesamte Besucherregistrierungsverfahren vor. Das Videoüberwachungs-Verfahren wird in einer gesonderten Datenschutz-Folgenabschätzung beschrieben.

Kennzeichenerfassung

  • Die Kennzeichenerfassung ermöglicht es uns, unsere Gäste zu identifizieren.

CCTV (Videoüberwachung)

  • Dieses System dient der Überwachung des Zauns um den Campus (Grenzkontrolle) und der Hauptstraße auf dem Campus zum Schutz des Unternehmensbesitzes. Es erfasst Personen, die versuchen, auf unseren Campus zu gelangen. Unsere Kameras sind nicht mit einer Gesichtserkennung ausgestattet, da dafür biometrische Daten verarbeitet werden müssten, die in die Kategorie der besonderen personenbezogenen Daten fallen.

Schranken 

  • Die Schranken dienen dazu, die Zufahrt für Pkw und Motorräder auf autorisiertes Personal, Besucher und Lieferanten zu beschränken.

Personenschleusen  

  • Die Personenschleusen dienen dazu, den Zugang für Fußgänger und Radfahrer auf autorisiertes Personal, Besucher und Lieferanten zu beschränken.

Unternehmenspass 

  • Mit dem Unternehmenspass erhalten unsere Mitarbeiter, Auftragnehmer und Auszubildende Zutritt.

Werkssicherheitsbeauftragter 

  • Der Werkssicherheitsbeauftragte hilft Personen, die unseren Campus betreten wollen und nicht im Besitz eines gültigen Unternehmenspasses sind, er begleitet unautorisierte Personen freundlich zum Ausgang und gibt Kennzeichen in das System ein, wenn ein neuer Pkw oder ein Besucherwagen nicht ordnungsgemäß erfasst wurde.

Besucherregistrierungsverfahren 

  • Mit diesem Verfahren werden Besucher rechtzeitig ordnungsgemäß erfasst, um ihnen während des jeweiligen Tages Zugang zu gewähren. Dabei werden auch zusätzliche Informationen zu Nahrungspräferenzen für Gäste erfasst, die zum Mittag- oder Abendessen eingeladen sind. Die geschäftliche Notwendigkeit für die Verarbeitung dieser Daten ist die Optimierung unseres Empfangskonzepts, indem wir die Namen und die Firmennamen unserer Besucher erfassen, um zu wissen, welche Besucher wir erwarten können (aus Sicherheitsgründen), und um sie bei ihrer Ankunft willkommen zu heißen.

Screening von Lieferanten

In einigen sicherheitssensiblen Situationen hat Vanderlande zusätzliche Vorkehrungen zu treffen, um unseren Lieferanten Zugang zu bestimmten Kundenstandorten, beispielsweise Flughäfen, zu gewähren. In diesen Fällen müssen unsere Lieferanten sich einem Screening unterziehen. Vanderlande nimmt diese Sicherheitsmaßnahme sehr ernst, da wir dieses Verfahren möglichst fair und entsprechend den Datenschutzgesetzen wie der Datenschutzgrundverordnung durchführen wollen. In den nachstehenden Punkten erhalten Sie Informationen zu den zusätzlichen Verfahrensschritten.

Zur Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten (europäische Gesetzgebung und andere lokale Gesetze) hat Vanderlande Bewerber einem Screening zu unterziehen, um auszuschließen, dass sie auf Antiterrorlisten wie der EU-Liste der terroristischen Organisationen (Erweiterungsliste) stehen. Da es sich dabei um sehr spezifische Daten handelt, hat Vanderlande dafür externe Partner als unabhängige Kontrolleure beauftragt, um Personen anhand der verschiedenen internationalen Terrorlisten zu prüfen. Gegebenenfalls teilen wir einem Bewerber im Vorfeld mit, dass ein Screening Teil des Auswahlverfahrens ist.

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Bewerber

Verfahrens-Diligence

Vanderlande nimmt das Einstellungsverfahren von Bewerbern sehr ernst. Das Hauptziel dieses Verfahrens ist es, die best möglichen Kandidaten zu finden, die die Anforderungen einer bestimmten Stelle mit Kompetenz und Freude erfüllen. Wir wollen dieses Verfahren möglichst fair und entsprechend Datenschutzgesetzen wie der Datenschutzgrundverordnung durchführen. In den nachstehenden Punkten erhalten Sie Informationen zu den zusätzlichen Verfahrensschritten.

Zur Erfüllung unserer rechtlichen Pflichten (europäische Gesetzgebung und andere lokale Gesetze) hat Vanderlande Bewerber einem Screening zu unterziehen, um auszuschließen, dass sie auf Antiterrorlisten wie der EU-Liste der terroristischen Organisationen (Erweiterungsliste) stehen. Da es sich dabei um sehr spezifische Daten handelt, hat Vanderlande dafür externe Partner als unabhängige Kontrolleure beauftragt, um Personen anhand der verschiedenen internationalen Terrorlisten zu prüfen. Bewerber, die bei dieser obligatorischen externen Hintergrundüberprüfung durchfallen, werden für die betreffende Position abgelehnt. Gegebenenfalls teilen wir einem Bewerber im Vorfeld mit, dass ein Screening Teil des Auswahlverfahrens ist.

Wir speichern diese Daten während einer begrenzten Aufbewahrungsfrist von maximal vier Wochen in den Niederlanden und drei Monaten in Deutschland und England).

Aufbewahrungszeit im Rahmen des Einstellungsverfahrens 

In den meisten Ländern ist gesetzlich geregelt, wie lange Unternehmen personenbezogene Daten aufbewahren dürfen. Gleiches gilt für die Daten von Bewerbern. Wenn Sie sich bei Vanderlande über Ihren Bewerberaccount bewerben, können Sie einer Verlängerung der maximalen Aufbewahrungszeit einwilligen. Sollten Sie dieser Verlängerung nicht zustimmen, bewahrt Vanderlande Ihre Bewerbungsdaten während der im betreffenden Land gesetzlich vorgegebenen Standardfrist auf. In der nachstehenden Tabelle sind die möglichen Unterschiede bei der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist der Bewerberunterlagen pro Land hervorgehoben. Sie sehen hier die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen für Bewerberunterlagen in drei Ländern jeweils mit und ohne Einwilligung. So hat Vanderlande Zugriff auf die meisten globalen Richtlinien zur Datenvorratsspeicherung und Tabellen.

Datenaufbewahrungsfristen für Bewerberunterlagen  
Land Ohne Einwilligung Einwilligung Eingangsdatum
Niederlande 4 Wochen 1 Jahr Ablehnungsdatum
Deutschland 3 Monate )1 6 Monate )1 Ablehnungsdatum
Frankreich 0 Tage (min) 2 Jahre Datum der Stellenbesetzung
)1 laut Rechtsprechung kann die Frist bis zu doppelt so lang sein.

 

Sollten Sie sich über unsere Bewerberseite auf eine Stelle bei Vanderlande bewerben, werden Sie gebeten, uns beispielsweise für die Aufbewahrung der Daten Ihres persönlichen Bewerberaccounts Ihre Einwilligung zu erteilen, da wir die Privatsphäre unserer Bewerber respektieren. Dieser Datenschutzhinweis regelt, wie wir die Informationen Ihrer Bewerbung auf eine Position über unsere Karriereseite und Ihren persönlichen Bewerberaccount nutzen. Wir bitten Sie freundlich darum, Ihren Account und Ihr Bewerberprofil regelmäßig zu aktualisieren. Ferner bitten wir Sie während des Bewerbungsverfahrens um Ihre Einwilligung für:

  1. die Aufbewahrung Ihres Bewerberaccounts, bis Sie uns mittels einer entsprechenden E-Mail oder über die Schaltfläche „Löschen“ in Ihrem Account um die Löschung Ihres Accounts ersuchen. Sollten Sie Ihren Account während der kommenden drei Jahre nicht nutzen, löscht Vanderlande Ihren Bewerberaccount automatisch;
  2. die Aufbewahrung Ihres Bewerberprofils, auch nach Ablauf der Bewerbungsfrist, während der in der nachstehenden Tabelle aufgeführten verlängerten Frist (auch wenn Ihre aktuelle Bewerbung zu keinem konkreten Jobangebot geführt hat);
  3. das Angebot zukünftiger passender Jobangebote an anderer Stelle innerhalb des Vanderlande-Konzerns.  

Überprüfung des Bewerbers anhand der Antiterrorliste

Wenn Sie sich über unsere Bewerberseite bewerben, ist Vanderlande möglicherweise auch dazu verpflichtet, bestimmte Sicherheitsmaßnahmen wie ein Screening zu ergreifen. Es spricht für sich, dass wir Informationen zu strafrechtlichen Verurteilungen als Unternehmen nicht aufbewahren. Dennoch ist Vanderlande kraft der europäischen und lokalen Gesetze zur Terrorismus- und Geldwäschebekämpfung dazu verpflichtet, angemessene Vorkehrungen zu treffen. In einigen spezifischen Branchen wie der Luftfahrtindustrie verlangen Dachverbände wie die Internationale Luftverkehrs-Vereinigung IATA, dass Vanderlande Bewerber vor Abschluss des Einstellungsverfahrens überprüft. Dadurch werden Sie möglicherweise anhand mehrerer Antiterrorlisten, die von externen Partnern als unabhängige Prüfer gepflegt werden, überprüft. Im Falle eines Treffers auf einer dieser Listen erhalten wir keinerlei Informationen zu der betreffenden Liste, auf der der Name des betreffenden Bewerbers aufgeführt ist. Dies ermöglicht es Vanderlande, den Bewerber abzulehnen und gleichzeitig die gesetzlichen Verpflichtungen zu erfüllen, ohne besondere Arten personenbezogener Daten zu verarbeiten. Wir beziehen uns dabei auf einschlägige Vorschriften wie unter anderem:

Wir erheben diese Informationen ausschließlich, sofern dies hinsichtlich der Art Ihres Postens angemessen und gesetzlich zulässig ist. In der Regel erfolgt dies zwecks Erfüllung unserer gesetzlichen Pflichten, sofern wir damit in Übereinstimmung mit unserer Datenschutzrichtlinie handeln Möglicherweise erheben wir diese Informationen als Teil des Einstellungsverfahrens oder erhalten wir diese Art von Informationen direkt von Ihnen im Rahmen Ihrer Tätigkeiten für uns.

Mitarbeiter

Für weitere Informationen zu der Art und Weise, wie wir Ihre personenbezogenen Daten als Mitarbeiter von Vanderlande verarbeiten, siehe unseren aktuellen HR Workforce-Datenschutzhinweis.

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